Nykytyöelämässä, ainakin asiantuntijatyössä, useimmilla meistä on vireillä monta prosessia yhtä aikaa. Harvoin on niin ylellistä, että saisi viedä rauhassa alusta loppuun vain yhden isomman työtehtävän kerrallaan ja keskittyä siihen. Sanonta työpöydän ’puhdistamisesta’ esimerkiksi ennen pidempää lomaa viittaa siihen, että monien mielestä olisi hienoa, että saisi kaikki työnsä valmiiksi kerralla, ’maailman valmiiksi’. Useimmiten yksittäisenkin prosessin sisällä on kuitenkin useita osakokonaisuuksia, jotka menevät osin limittäin, eivät vain peräkkäin. Tällainen monien rinnakkaisten prosessien hallinta vaatii paljon myös itsensä johtamiselta, kun pitää muistaa, mitä kaikkea on meneillään ja mitä minkäkin prosessin edistäminen kulloinkin vaatii. Tällainen työ ei välttämättä sovi kaikille.
Myös itse kunkin suhtautuminen keskeneräisyyteen voi vaihdella. Moni haluaisi, että keskeneräiset tehtävät saisi valmiiksi mahdollisimman nopeasti, sillä kesken olevat työt voivat painaa henkisesti. Keskeneräisyys voi tuntua raskaalta, varsinkin, jos on itse vaikea vaikuttaa siihen, miten tietyt prosessit etenevät. Toiset meistä puolestaan sietävät keskeneräisyyttä paremmin, mikä voi ärsyttää kollegoita: eikö työtoveri jo voisi lakata hautomasta työtehtäväänsä ja saada sen valmiiksi ja tuoda sen tulokset yhteiseen jakoon?
Onkin hyvä pohtia sitä, minkä vuoksi jokin keskeneräinen työ – oma tai työtoverin - tuntuu rasittavalta. Se voi viestittää paitsi oman hallinnan puutteesta, myös esimerkiksi oman asiantuntemuksen rajoista: jotain tehtävää ei yksinkertaisesti pysty suorittamaan nykyisen osaamisen varassa, vaan pitäisi opetella jotain uutta tai pyytää apua joltain toiselta. Halu kiirehtiä keskeneräisiä töitä valmiiksi voi liittyä myös siihen, ettei ole selkeää aikataulua tehtävien valmiiksi saattamiselle, vaan epämääräinen tunne siitä, että esimerkiksi esihenkilö arvostaisi nopeutta, ja samalla voi olla hämärät tavoitteet työn laajuuden osalta. Keskeneräiset työt voivatkin joskus olla aidosti työyhteisön keskeisten tavoitteiden tiellä, mikäli toisten ihmisten työt seisovat pitkiä aikoja niiden vuoksi.
Keskeneräisyyttä onkin työelämässä monenlaista, ja on hyvä pyrkiä tunnistamaan, mistä omalle työpöydälle jymähtäneiden tehtävien kohdalla on kyse, ennen kuin syyttää itseään tai muita töiden jumiutumisesta.
Miksi asioita jää kesken?
Osa keskeneräisyydestä varmaan itse kullakin johtuu yksinkertaisesti omasta ryhtymättömyydestä tai kykenemättömyydestä; monesti epämiellyttäviä tehtäviä pyritään lykkäämään ja välttelemään niin pitkään kuin se on mahdollista. Joskus voi kyse olla omasta epävarmuudesta: kun työ tulee valmiiksi, sitä voidaan arvioida, ja entä jos muiden mielestä työtehtävä olisikin huonosti tehty? Tällöin on helpompaa pitkittää työn valmistumista. Joskus voi yksinkertaisesti olla liian paljon rinnakkaisia tehtäviä, jotta niitä ehtisi kunnolla tehdä; tällöin on kyse resurssipulasta.
Mutta kaikki keskeneräiset tehtävät eivät johdu näistä syistä; osa tekemisistä odottaa, että joku muu tekee jotain, tai että jokin aiempi tehtävä valmistuu, ennen kuin seuraava vaihe voidaan viedä eteenpäin. Jotkut prosessit puolestaan ovat sellaisia, ettei vielä oikein tiedetä, miten niitä olisi parasta edistää; saattaa olla tarpeen selvittää monipuolisesti ja pitempään eri asioita jotka vaikuttavat valmisteltavana olevaan asiaan, joten joudutaan odottamaan asioiden kirkastumista. Eri prosesseissa voi olla mukana eri ihmisiä, joiden kanssa pitää kommunikoida asioiden eteenpäin viemisen ulottuvuuksista. Toisissa tapauksissa keskeneräisyys johtuu siitä, että halutaan osallistaa työyhteisön tai yhteiskumppanien edustajia prosessin eri vaiheissa, ja se on usein aikaavievää.
Keskeneräisyydessä on siis myös mahdollisuuksia, se ei ole aina vain ongelma. Niin kauan kuin jokin tehtävä on kesken, siihen voi vielä vaikuttaa, ja esimerkiksi tutkia eri vaihtoehtoja toteutuksen suhteen tai kerätä lisää materiaalia työskentelyn tueksi. Aina ei ole hyvä yrittää saada tehtävää nopeasti valmiiksi, sillä kiireessä voi jäädä jotain kokonaisuuden kannalta tärkeää havaitsematta. Mikäli kiirehditään jotain koko työyhteisön kannalta keskeistä prosessia, siihen ei yleensä voida osallistaa kovin laajasti yhteisön jäseniä ja lopputulos saattaa olla sellainen, että kaikki eivät siihen halua sitoutua.
Keskeneräisyyden tarkastelu työnohjauksessa
Työnohjauksen viitekehyksessä keskeneräisyys ja siihen liittyvien tunteiden tunnistaminen on kiinnostava ilmiö tarkasteltavaksi. Voi miettiä, millaiset tehtävät jäävät herkemmin omalla työpöydällä ’roikkumaan’, ja miksi? Onko taustalla huolta siitä, että lopputulos ei olisi tarpeeksi hyvä? Tai voi pohtia, herättävätkö oman työyhteisön keskeneräiset prosessit herkästi oman kärsimättömyyden: miksi on vaikea hyväksyä sitä, että kaikki prosessit eivät ole nopeasti valmistuvia, vaan hyvän lopputuloksen saamiseksi niihin pitää käyttää enemmän aikaa?
Mikäli tunnistaa, että tehtäviä on vain liikaa ja prosessien keskeneräisyys johtuu siitä, ettei niitä ehdi tehdä, asia kannattaa nostaa esiin oman esihenkilön kanssa. Sen sijaan monimutkaisten tai pitkällisten prosessien kanssa ei olekaan syytä kiirehtiä vaan rauhassa tutkia eri vaihtoehtoja. Toki näidenkin prosessien on tarkoitus joskus valmistua, mutta aikataulu voi olla paljon pidempi kuin muissa, lyhytkestoisemmissa työtehtävissä.
Työnohjauksessa voidaan ottaa erilaisia työelämän ilmiöitä ja niiden herättämiä tunteita ja ajatuksia tutkittavaksi ja samalla niihin saadaan uusia näkökulmia. Keskeneräisyyskin osoittautuu moniulotteiseksi kysymykseksi, jota avoimesti lähestymällä voi saada tietoa itsestään työntekijänä ja työyhteisön jäsenenä. Keskeneräisyyteen liittyy niin yksilö- kuin työyhteisötason seikkoja, ja on tärkeää, että silloin, kun siihen liittyy ongelmia, myös ratkaisumallit ovat linjassa taustalla vaikuttavien syiden kanssa. Keskeneräisyyden harmittelusta ja siitä koetusta syyllisyydestä voidaankin edetä sen ymmärtämiseen ja siten kesyttämiseen.
Sinikka Aapola-Kari
VTT, dosentti, Työnohjaaja (STORy)
